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システム開発を行うにあたって、自社で開発が出来ない場合は他社に依頼をすることになるでしょう。その際、「RFP」と呼ばれるものを提出することで、より円滑に依頼が進む事があります。

今回はRFPについて詳細を徹底解説します！

RFPとはシステム開発を依頼する際に作成する「提案依頼書」のことを指します。RFPを提出することで、発注先の企業に自分達が依頼するシステムの最適の提案をしてもらうことが可能です。

RFPでは、例えば「自分の会社ではこういうシステムが欲しいんだけど、あなたの会社ではどういった内容・スケジュール・予算で開発をしてくれますか？」という提案を求める趣旨を聞くことが出来ます。

現在、大きな会社がITベンダーにRFPを利用して依頼することは普通となっており、RFP無しでプロジェクトが進むことはほぼありません。

しかし、現状として中小企業ではRFPを知らないという企業も多く、欲しいものと違うシステムが出来上がる、追加費用がかかるなど場合によっては損をしている、トラブルに繋がることもあるので是非知識を持っておきましょう。

RFPの提出はあくまでも任意となっているので、必ず必要というわけではありません。

しかし、大企業のプロジェクトではRFPの作成が当たり前になっており、それだけRFPが重要視されています。
RFP提出のメリットは非常に大きいので、しっかりと確認をして出来れば提出するようにしましょう。

RFPを利用するメリットは非常に大きいです。

RFPを知らなくて利用していないという中小企業は多いですが、大きくてしっかりとした企業ほどRFPを普通に利用しています。

RFPを利用すると、受注側の要件定義を踏まえた上でシステム開発側からの最適化された提案が出されます。

【提案内容例】

● 提案システムの概要

● プロジェクトスケジュール

● 体制

● マネジメント方法

●サービスレベル

● 納品物

● ドキュメントサンプル

● 概算費用

● 契約内容

RFPを作成した場合、システム開発側の企業からは主に上記のような内容の提案書が届きます。

これはRFPが無い場合に比べてより要件が明確に書かれているので、発注側にはわかりやすく、開発側はリスク軽減できるという双方のメリットに繋がります。

RFPによってシステム開発の明確化された提案を先に確認することが出来るので、双方の意見が食い違ったり、期待していたものと異なる納品物が届くということを避ける事が可能です。

システム開発では大きな金額が動くため、スケジュールの遅延や開発物の内容が曖昧になっていると、訴訟などの問題に発展するケースが多くあります。

そのため、企業間でのトラブルや炎上が非常に大きくなってしまうこともあり、時間もお金も大きな損失を生んでしまうということが出てしまいます。

RFPを出すだけでこういったトラブルを避ける事が出来るので、これは非常に大きなメリットと言えるでしょう。

RFPは、特にほしい機能、捨てても良い機能などを正直に記載することによって料金を最適化できる可能性が高くなります。

RFPには発注側の要望を詳しく書き、それによって開発側のリスク係数も軽減できるので、適切な見積もりを出すことが可能です。

また、RFPを利用した後に貰った提案書は、気になる点があれば修正してもらうことも可能です。

追加機能が欲しいなどの場合もありますが、主には要らない部分を消してもらうことで、外注における無駄な料金を省くことが可能です。

例えば紙媒体の取り扱い説明書を無しにしてもらったり、イラスト部分だけ自社で用意するなど、再度不必要な部分を吟味することで、無駄な料金を省くことが出来ます。

さらに、料金の最適化に限らず、機能やスケジュールの最適化を図ることも出来るでしょう。

外注側・受注側問わず、稀に企業内でプロジェクトや要件定義についての内容が定まっておらず、複数社を相手にしたときに、条件の説明が細かく変わってしまうということがあります。

企業内で細かく修正し、条件が変わってくるのであれば問題ありませんが、個人単位で認識が間違っているのであればトラブルに繋がってしまうこともあるでしょう。

こういったトラブルを避けるためにも、紙媒体やデータによるRFPの重要性が出てきます。

RFPを提示することによって、両社共に企業内で統一されたルールに則って提案をすることが出来るので、細かな間違いが出る事を防ぐことが可能です。

RFPを出すことで、システム開発をお願いする前に見積もりやスケジュールの確認などをしてもらうことが可能です。

これは基本的に1社にのみしか提出してはいけない、提出したら依頼しなくてはいけないという決まりが無いので、いくつかの企業へ同時にRFPを出すという手段をとることが出来ます。

いくつかの企業で提案内容を吟味することが出来るため、依頼先の選定は確実に行いやすくなるでしょう。

依頼をする側では、当然決められた予算やスケジュール内に収めてくれる企業を探すことが絶対の条件となってくるでしょう。

ここで、RFPを利用して相手企業の最適な提案内容をもらうことで、社内でもプロジェクトや外注に関する合意を得やすくなるというメリットが生まれます。

目に見えない内容よりも、提案書という確証があった方が決定をしやすくなるというのは間違いありません。

RFPを利用すると、要件に合わせた必要最低限の提案が必ず出される為、一定以上の提案レベルが保証されます。

必要項目に絞った提案をしてもらうと提案レベルが均一化されやすくなり、複数社での提案を比較しやすくなるのもメリットの1つです。

また、IT業界で提案レベルの一定以上が保たれるので、全体的なメリットにも繋がります。

RFPを利用すると、多少ではありますがデメリットも発生してしまいます。

ただし、これらは全て後にトラブルを起こさないためであったり、追加料金の発生、プロジェクトのやり直しなどを避けるために必要な準備と捉えましょう。

最終的にRFPを利用した方が総合的な労力を抑える事が出来るので、必ず準備することをおすすめします。

基本的に発注が確定する前の段階でRFPは利用されます。そのため、外注するかを決める前にRFP作成のための労力が必要となってきます。

また、受注側も例外ではなく、RFPに対しての提案を受注確定前に行う必要が出てくるでしょう。

1度の提案で済めば良いですが、場合によっては相互の意見が噛み合わず、複数社に確認をする必要が出てくることもあります。そういった場合はより多くの労力がかかってしまうでしょう。

労力がかかるということは、当然人件費などのコストもかかったり、それなりに日数も必要となってくるので注意が必要です。

RFPを利用して最適な提案を貰おうとした場合、企業によっては料金がかかってしまうということもあります。

多くの企業ではサービスの一環として無料で提案を出してくれますが、労力がかかってくる以上コストを上乗せされてしまうのは仕方の無い事でもあります。

料金がかかってでも依頼をするのか、料金がかかる企業を避けるのかはよく考えてから利用するようにしましょう。

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