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RFPは、企業がシステム開発やホームページ制作などを依頼する際に作成する文書です。

RFPには、必要な機能要件や調達条件、課題解決や理想の姿などを記載し、複数の制作会社から提案を受けて最適な提案を選定するために使用されます。

RFPの目的は、自社に最適な提案を受けることです。

RFPには、自社の課題や要件、目的などを正確に記載し、制作会社に正しく伝える必要があります。

例えば、新規Webサイトの構築を検討している企業であれば、ターゲット層の特徴や、現在のWebサイトの課題、新しいWebサイトに求める機能や見た目のイメージなどを明確にしておく必要があります。

RFPには一般的に以下の項目が含まれます

・概要: プロジェクトの背景や目的
・提案依頼内容: 求める機能要件や仕様
・選考の進め方: 提案書の提出方法や評価基準
・会社情報: 発注企業の概要
・プロジェクトの体制: 参画メンバーや工程
・成果物: 納品を希望する成果物一覧
・概算費用: 予算の上限や支払条件

これらの項目を漏れなく記載することで、制作会社に自社の要件を正確に伝えられます。また、提案書の比較も容易になります。

RFPの書き方に悩む場合は、サンプルやテンプレートを参考にするとよいでしょう。

適切な項目を網羅し、自社の要件に合わせてカスタマイズできます。

テンプレートを活用することで、RFPの作成時間を大幅に短縮できます。

RFPには、提案を評価する際の基準を記載します。

価格、納期、実績、提案内容など、自社にとって重要な評価ポイントを明確にしておくことが重要です。

これにより、制作会社は自社の強みを活かした提案を行うことができ、発注企業も公平な評価が行えます。

RFPには、制作会社に開示する情報を明確に記載する必要があります。

例えば、プロジェクトの背景や目的、ターゲット層の特徴、現在の課題、求める機能や仕様、予算の上限、納期、評価基準など、制作会社が提案書を作成する上で必要な情報を網羅的に記載します。

これにより、制作会社は自社の強みを活かした提案を行うことができます。

RFPは、制作会社にとって初めて目にする文書です。

そのため、専門用語の使用を控え、平易な表現で記載することが重要です。また、項目ごとに見出しを付けたり、箇条書きにするなど、読みやすい構成にすることで、制作会社の理解を深めることができます。

以上の手順に沿ってRFPを作成すれば、制作会社に自社の要件を正確に伝えられ、最適な提案を得られるはずです。

RFPの作成には時間と労力がかかりますが、適切に作成することで、最適なベンダーを選定できるため、大変重要な工程といえます。

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