システム開発を依頼する前に「10のやるべきこと」
システムが必要だとなったら最初に何をしたら良いのか、あなたは思いつきますか？
まずシステム開発会社を探しますか？それも１つの手だとは思います。
しかし必要なステップを飛ばしてしまうと、システムを開発する事自体が目的になったり、システムが完成してから本来の目的と合っていなかった、関係者から不満が出てシステムが使われなくなってしまったり、失敗しがちです。
まずは関係者から現在の状況をヒアリングしたり、なぜシステムを開発するのか・必要なのか言語化して整理しておく、関係者からのコンセンサスを得るなど、システム会社を探す前にすることがあります。
これらの工程をしっかり行うことで、無駄な工数を削減したり、質の良いシステムになったり、プロジェクトが失敗する可能性が減るなど良いことしかないので頑張りましょう。
- 1,ステークホルダーとシステム化の意思統一を行う
- 2,システム化する目的を明確に設定する
- 3,目的を達成できるように目標を設定する
- 4,現状の問題を認識する
- 5,目標を達成できるように課題を設定する
- 6,予算を決める
- 7,スケジュールを決める
- 8,情報整理
- 9,RFPを作成する
- 10,システム開発会社を探し提案を依頼する
1,ステークホルダーとシステム化の意思統一を行う
本当にシステム化が必要なのか、関係者がシステム化に同意しているのか、意思統一を図りましょう。
システム化の意思統一が行われていない場合、同意できない関係者がシステム開発に協力的でなくなったり、現場のサポートが得られず実際のワークフローに合わないシステムになったり、決済者から決済が下りなかったりプロジェクト全体の失敗につながります。
2,システム化する目的を明確に設定する
最初に、なぜシステムを作るのか・必要なのかを明確にしましょう。
目的は具体的なアクションではなく、システム化して達成したいゴールの事です。既存事業の場合、生産性の向上やカスタマーエクスペリエンスの向上などになると思います。
最初にしっかりとした目的と決めておくことによって、システム開発が始まった後も方向性がぶれることもなくなり、システムを開発すること自体が目的になることを防げます。
3,目的を達成できるように目標を設定する
目的を設定したら目的を達成するために必要な目標を設定しましょう。
目標を設定するとは、目的を達成したと言える指標を設定することです。
時間あたりの生産数をOO%増加させる、残業をOO%減らす、顧客満足度をOO%向上させるなどになります。システム開発後の効果測定でも目標達成できているか計測ができます。数値などを用いて、現実的に達成可能な目標を設定しましょう。
4,現状の問題を認識する
問題とは目的を達成する際に障害となることです。
問題は認識しなければ問題となりません。何を問題とするか選択する必要があるということです。
現在の状況を客観的に認識し、問題を正確に洗い出してください。問題の多くはヒューマンエラーが多く手戻りが多く生産性が下がっている、大量に繰り返し同じ計算をしなければならない、受付の人手が足りずお客さんを待たせてしまい顧客満足度が下がっているなどになると思います。
5,目標を達成できるように課題を設定する
課題とは目標を達成するために、問題を解決するために必要なアクションの事です。
システム化してヒューマンエラーを減らす、繰り返しの計算をシステム化する、受付を自動化してお客さんを待たせないなどになります。
（どうやってシステム化するか=解決策はシステム開発会社の提案に含まれる範疇ですが希望があればシステム開発会社へ伝えましょう）
6,予算を決める
想定する予算を決めてください。
開発費用だけではなく、サーバー費用、保守費用、運用費用などの開発後のランニングコストも検討してください。
7,スケジュールを決める
想定するスケジュールを決めてください。
システム開発のスケジュールだけでなく、プロジェクト全体のスケジュールを提示した方が良いです。
この部分は必ず守らなければならない、融通が利くなど条件も検討してください。
8,情報整理
現状利用しているシステムがあれば、システム構成や、利用状況をできる限り詳しくまとめておいてください。
業務フローなど業務に関わることもフロー図などにするなど外部の人でも理解できるように書き出しておいてください。
9,RFPを作成する
1から8まで決まっている・書けていればRFPに必要な最低限の情報を集めたことになります。
RFPとして資料化しておきましょう。システム開発会社に提案を依頼する時にRFPを共有することで必要なシステムに関する情報をシステム開発会社に正確に伝えることができるので、提案の質の向上、認識の齟齬を防ぐことができます。
10,システム開発会社を探し提案を依頼する
RFPが出来上がったらシステム開発会社を探しましょう。
システム開発会社を探すにはインターネット、知り合いからの紹介などがあります。しっかり話を聞いてくれる、必要なシステムを理解してくれる、主体的に動いてくれるシステム開発会社を選びましょう。
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1から9まで決まっていればシステム開発会社に相談する時にスムーズになると思います。
しかし、専門家の助け無しで、そこまで進めることは難しさを感じます。できるだけ検討してみて、行き詰まってしまったら、システム開発会社などに相談してコンサルとして入ってもらったほうが良い結果になると思います。
